Um unseren Service weiter zu verbessern, setzen wir in bestimmten Bereichen unserer telefonischen Erreichbarkeit künftig sogenannte KI-gestützte Telefonassistenten ein. Diese unterstützen unsere Fachabteilungen sowie die Telefonzentrale dabei, Anfragen schneller und strukturierter aufzunehmen.

Die Assistenten helfen uns insbesondere dabei,

• Anliegen effizienter zu bearbeiten,
• Wartezeiten zu reduzieren,
• Rückrufwünsche zuverlässig aufzunehmen und
• unserem Team mehr Zeit für die persönliche Betreuung rund um Ihre Immobilienanliegen zu ermöglichen.

Sie können wie gewohnt in natürlicher Sprache sprechen – beispielsweise zur Meldung eines Schadens, zur Vereinbarung eines Rückrufs oder bei allgemeinen Fragen zur Verwaltung.

Viele häufig gestellte Fragen kann unser telefonischer KI-Assistent in der Telefonzentrale bereits direkt beantworten. Komplexere Anliegen werden selbstverständlich weiterhin persönlich durch unser Team bearbeitet.

In der Buchhaltung übernimmt unser KI-Assistent die Rolle eines inteligenten Anrufbeantworters. Hier erfolgt immer nach der Schilderung des Anliegens ein Rückruf.

Die KI-Assistenten nehmen die Anrufe auf und erstellen sogenannet Tickets, die an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet und von diesem beantwortet wird.Dies kann dann etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Datenschutz und Vertraulichkeit

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Der eingesetzte Telefonassistent erfüllt sämtliche Anforderungen der deutschen und europäischen Datenschutzvorschriften.

Gespräche werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens kurzzeitig gespeichert und nach spätestens 30 Tagen automatisch gelöscht. Wenn Sie keine Aufzeichnung wünschen, können Sie diese jederzeit mit dem Hinweis „Aufzeichnung löschen“ beenden.

Unser Ziel

Mit dem Einsatz der neuen Technologie möchten wir unseren telefonischen Service moderner, schneller und besser erreichbar gestalten — ohne dabei auf persönliche Betreuung zu verzichten.

Im Zuge der Coronapandemie haben wir viele unsere internen Prozesse neu beleuchtet und der aktuellen Situation angepasst. So digitalisieren wir nun mittlerweile die kompletten Rechnungen sowie der Schriftverkehr und können so unseren Beiräten eine digtale Beleg- und Rechnungsprüfung über unser Kundenportal anbieten. Zur wesentlichen Vereinfachung wird jeder Beleg einzel gescannt und im Dateinamen findet sich die Sachkontenbezeichnung gemäß Buchungsliste wieder.

Mit der WEG-Reform zum 01.12.2020 hat der Gesetzgeber erstmalig die Möglichkeit geschaffen, dass Eigentümer an einer Eigentümerversammlung online teilnehmen können (§23 Abs. 1 WEG-neu), was jedoch eine entsprechende vorherige zustimmende Beschlussfassung voraussetzt. Die Durchführung einer reinen Online-Versammlung ist jedoch nicht möglich. Es muss jederzeit die Möglichkeit geben, an einer Präsenzversammlung teilnehmen zu können.

Um der neuen Thematik gerecht zu werden, haben wir uns frühzeitig mit der gesamten Thematik beschäftigt, um unseren Kunden schnellstmöglich sogenannte „Hybrid-Versammlungen“ anbieten zu können. Hierzu haben wir uns entsprechend zertifizieren lassen und die Abschlussprüfung am 12.01.2021 erfolgreich bestanden.

Kundenportal für PC und Mobiltelefon

Im Juli/August 2020 startet unser komplett neues Interaktives Kundenportal. Während wir in unserem alten Portal lediglich Dokumente bereit stellten, enthält das neue Portal neben dem bekannten Dokumentenmanagement wesentlich mehr Funktionen. Ein großer Vorteil ist hier, dass das Kundenportal von einem normalen PC sowie auch von einem Mobiltelefon genutzt werden kann.